El Mapa de Procesos es un diagrama de valor, una estructura visual que permite organizar todas las actividades de la empresa en tres grandes grupos:
Los Mapas
Podemos dividir el mapa de procesos por departamentos o áreas operativas:
- Procesos administrativos
- Procesos económicos
- Procesos comerciales
- Procesos técnicos
- Procesos de diseño
- Procesos de producción
En función de la actividad de la empresa y de su sector, habría que añadir aquellos procesos específicos en cada caso.
Si tenemos definidos los procesos, estaremos en disposición de adaptarlos en función de las necesidades cambiantes del mercado, la aparición de nuevos materiales o tecnologías, o de las acciones de nuestros competidores.
Siempre resulta más fácil adaptar un proceso existente que llevar a cabo actividades cambiantes sin tener una referencia concreta.
Las Mejoras
En muchas empresas que han ido creciendo a base del empuje de su equipo, suele ocurrir que la mayor parte del conocimiento sigue guardado en las personas que han desarrollado siempre las tareas.
Cada uno sabe lo que tiene que hacer, tiene sus propios trucos, sus referencias, sus herramientas y sus métodos. El problema surge cuando la empresa va creciendo y hay que ir incorporando más personas al equipo.
Para permitir el desarrollo adecuado de la empresa es necesario definir el Mapa de Procesos, que recoge todo lo que se hace en la empresa y cómo queremos que se haga.
El Mapa de Procesos principal puede dividirse en otros mapas por áreas, de forma que cada uno se centre en las actividades que se llevan a cabo dentro de los distintos departamentos.
Las Ventajas
El Mapa de Procesos permite clarificar la forma en la que la empresa lleva a cabo sus actividades, tanto en la cadena de valor principal, como en las actividades estratégicas y de soporte.
En empresas que han ido creciendo con el tiempo, el pararse a reflexionar en equipo sobre lo que hacemos y cómo lo hacemos permite identificar actividades que se hacen de forma diferente en función de quién la lleve a cabo. También permite mejorar procesos que se idearon de una manera concreta hace un tiempo y que, a día de hoy, se podrían hacer de una manera más eficiente.
La Transferencia de Conocimientos
Si las actividades las han estado haciendo las personas de su equipo basándose en su experiencia y en su propio criterio, la definición de los procesos a través de un mapa nos proporciona la posibilidad de transferir los conocimientos y la experiencia de las personas al sistema, de forma que otros puedan beneficiarse de ella.
El hecho de que este conocimiento se transfiera a la empresa no convierte a las personas en prescindibles, al contrario. La transferencia permanente y la actualización de la experiencia es un valor fundamental en la ventaja competitiva de las organizaciones.
El Camino
Una forma de abordar este desarrollo en torno a los procesos de la empresa podría pasar por una definición global del mapa de procesos principal de la empresa para, a continuación, desarrollar en detalle cada uno de los mapas a nivel de departamentos o áreas operativas.
El Mapa de Procesos puede diseñarse usando herramientas visuales que facilitan el desarrollo de las reuniones y nos permiten aportar un componente adicional para la creatividad.
Una vez que están definidos los diferentes procesos en cada uno de los mapas, podemos añadir en un segundo nivel las tareas que se derivan de ellos.
El siguiente paso sería incorporar esta información a un procedimiento donde se describe en detalle cada uno de los procesos, sus tareas y los responsables de llevarlas acabo. Al mismo tiempo podemos añadir la frecuencia de las tareas, los supervisores y los indicadores que se emplearán en el seguimiento.
La transferencia del conocimiento a la empresa a través de la definición de los procesos y las distintas actividades nos ofrece la posibilidad de crecer y desarrollar la compañía, consiguiendo una estandarización consciente que facilita la incorporación de nuevas personas al equipo, y nos permite evaluar su nivel de integración.
