Aunque habitualmente se relaciona más el Cuadro de Mando de Producción con un entorno industrial, sus aplicaciones alcanzan cualquier sector del mercado. En este caso vamos a ver un Cuadro de Mando de Obra orientado al control de ejecución de obras en la construcción.
El objetivo es implementar un sistema de control de costes que proporcione a los Project Manager encargados de la ejecución de los proyectos toda la información necesaria para gestionar los equilibrios económicos y ajustar las posibles desviaciones.
– Presupuesto detallado por capítulos y partidas con precios de coste.
– Registros de mano de obra consumida.
– Registros de materiales, con albaranes o facturas de proveedores.
– Certificaciones o facturas al cliente.
Si la empresa dispone de un ERP con toda la información podemos montar un desarrollo con Qlik, conectando a la Base de Datos principal y a los datos auxiliares, si los hubiera.
En el caso de que la empresa no disponga de un sistema de información completo podremos usar hojas de Excel como Bases de Datos. Si existen registros parciales en un entorno que no permita acceder a ellos a través de un motor de bases de datos, se pueden realizar exportaciones periódicas de la información necesaria.
Dependiendo del tipo de obra puede variar la frecuencia de actualización de los datos necesaria, siendo lo habitual hacerlo una vez al mes si se tiene un enfoque de análisis y control para el Cuadro de Mando de Obra.
Una vez actualizados los datos, el Project Manager hace un análisis de los resultados obtenidos frente a los previstos, prestando atención a los siguientes objetivos en las partidas ejecutadas hasta la fecha:
1. Desviaciones en costes previstos en mano de obra
Permite corregir las estructuras de partidas usadas para construir los presupuestos si se detectan constantes desviaciones en un mismo tipo de partidas.
También es posible detectar exceso de horas en ciertos operarios, que podrían estar por debajo de la media prevista en rendimientos de ejecución.
2. Desviaciones en costes previstos en materiales
Se pueden detectar aumentos de precios o consumos superiores a los previstos para cada partida ejecutada.
3. Facturas no recibidas de subcontratas de oficios en partidas ya finalizadas
El retraso en la recepción de facturas de proveedores puede dar lugar a falsos resultados parciales positivos a nivel financiero, afectando a los indicadores relacionados con los incentivos o bonus.
4. Excesos de facturación por parte de subcontratas
Si el comienzo de la obra se dilata en el tiempo es posible que algunos oficios facturen por encima de lo negociado previamente.
Con el fin de mantener el sistema actualizado, se deben añadir al presupuesto inicial todas las partidas de modificación y extras conforme se producen.
Si la empresa no dispone de terminales móviles conectados al ERP, para facilitar el registro de los consumos de mano de obra y materiales se puede implementar una solución sencilla de base de datos en un tablet, de forma que diariamente el encargado de la obra va imputando a cada partida, tanto la mano de obra como los albaranes de materiales recibidos en obra.
Está información puede enviarse remotamente al departamento de administración para su incorporación automática al sistema de información corporativo.
Si se utiliza una numeración interna estándar para los capítulos, el Cuadro de Mando de Producción permite cruzar la información de diferentes obras de forma que puedan detectarse patrones que se repiten, ya sean positivos o negativos, contribuyendo a desarrollar un sistema de mejora continua, tanto en la confección de los presupuestos como en la ejecución de las obras.
De esta forma, el sistema constituye un ciclo que comienza con la preparación del presupuesto y finaliza con el análisis de los resultados por capítulo y partida, re-alimentándose de las posibles desviaciones en un aprendizaje continuo.
