Cada vez hay más empresas que son conscientes de la importancia de disponer de un buen sistema de información cómo apoyo a la toma de decisiones.

El paso natural es implantar un Sistema de Inteligencia de Negocios (Business Intelligence) que sea capaz de leer la información de nuestros sistemas transaccionales (ERP, CRM, etc.) para proporcionar datos de análisis.

El problema surge cuando, al realizar las primeras cargas de datos, empiezan a aparecer incongruencias.

Las hay de varios tipos y tienen diferente importancia para la toma de decisiones:

1. Datos mal introducidos. Puede tratarse de errores en fechas o en la escritura.

En el caso de las fechas, puede tener una gran repercusión en el cálculo de ratios y medias. Por ejemplo: si estamos calculando el tiempo medio de resolución de incidencias y hay una abierta del año 1902, desvirtúa completamente la media.

En el caso de las faltas ortográficas, sucede que hay aplicaciones que, en sus primeras versiones, permitían introducir ciertos datos a mano (cómo la nacionalidad) en lugar de seleccionarlos de una lista. Esto da lugar a diferentes versiones del mismo dato por errores al escribirlo, sobre todo si interviene personal estranjero, que escribe cómo le suena. En mi caso, he tropezado con hasta 4 versiones distintas de nacionalidad «española».
Cuando se analizan los datos, aparecen las distintas versiones, desvirtuando los ratios y complicando el análisis.

2. Datos que, en teoría, no pueden darse. Un caso típico es aquel de una empresa que tiene un territorio delimitado para sus acciones de venta, cómo en el caso de una franquicia o una delegación territorial. Llegó una ocasión determinada, que por hacerle un favor a alguien se hizo una venta fuera de su territorio y ya está olvidada. En el momento de la carga de datos al sistema de BI aparece la venta fuera del territorio y el gerente dice que es fallo del sistema de análisis porque ellos no pueden vender ahí. Al final, sale el responsable de la venta a justificar que se trataba de un caso especial, etc.

3. Datos imputados a otras áreas. Cuando se lleva una contabilidad analítica, por Centros de Coste, es fundamental que las facturas se imputen a las áreas correspondientes para que los resultados estén en los rangos esperados por la Dirección.

data-quality

Todos estos problemas convergen en uno de mayores proporciones y que obliga a una depuración severa de las bases de datos antes de continuar con el proceso de implantación del Sistema de BI.

Normalmente, este proceso no suele estar contemplado en el proyecto, ni a efectos de coste ni de tiempo de implantación, porque la empresa «garantiza» que sus datos son correctos.

Este suele ser uno de los principales escollos en la implantación de un Sistema de Inteligencia de Negocios, pero es un gran avance para el futuro aprovechamiento de la información.

Se trata, al mismo tiempo, de una cura de humildad para la empresa, que tiene que reconocer que no ha hecho las cosas tan bien hasta la fecha como pretendía hacer creer, y de un proceso depurativo donde se eliminan malas prácticas que antes eran difíciles de detectar.

El objetivo final de este proceso es el de garantizar la calidad de los datos sobre los que se sustentará el análisis a tener en cuenta para la toma de decisiones.

Saludos.

Francisco Páez