Es tan habitual en la mayoría de las empresas que se considera casi normal. Estoy hablando de los informes que suelen pedir los directivos y que se confeccionan manualmente, extrayendo información de diversas fuentes de datos de la empresa.
Este tipo de prácticas tiene tres graves consecuencias:
· Inexactitud de los datos proporcionados
· Elevado coste de obtención de la información
· Posibilidad de manipulación de los datos
El flujo de trabajo más utilizado para confeccionar estos informes, en los que pueden intervenir varias personas, suele ser el siguiente:
- obtener los informes estándar que proporcionan las herramientas donde está la información que se precisa y que son insuficientes
- copiar parte de la información a una hoja de cálculo (bendito Excel)
- añadir datos adicionales obtenidos de otras fuentes
- hacer los ajustes pertinentes hasta obtener lo que nos interesa presentar
- traspasar esta información a otra hoja de cálculo como resumen
- confeccionar gráficos a partir de los datos obtenidos
- pelear con la hoja de cálculo para que parezca un informe de verdad
El proceso ha de repetirse con la periodicidad deseada por el directivo correspondiente o la alta dirección, y para cada directivo que lo solicita.
Analizando las tres principales consecuencias de este «procedimiento», podemos llegar a las siguientes conclusiones:
Si las empresas que utilizan estos métodos para la obtención de informes se parasen a valorar objetivamente estos tres apartados, probablemente no considerarían descabellado implantar alguna solución de Business Intelligence que les aportaría, entre otras muchas funcionalidades, la generación automática de informes.
Poniendo en la balanza el coste de las personas implicadas en el proceso de creación de estos informes y el hecho de que estos son poco fiables, seguramente la inversión necesaria para diseñar e implantar un Sistema de Business Intelligence en su empresa no les parecería tan cara.
6 comentarios
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Interesante post. Si a esto, le añadimos los peligros de los ficheros temporales con datos personales, es desastre está cerca.
Un saludo,
Amedeo Maturo
Efectivamente, Amedeo. El control sobre la información parcial que se usa para crear los informes es nulo, quedando dispersa por los equipos de los usuarios que participan.
Gracias por el comentario.
Un saludo.
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