Una de las situaciones mas comunes para muchos profesionales, ya trabajen por cuenta propia o como empleados de empresas, es la sensación de falta de efectividad en su trabajo. A pesar de hacer jornadas de trabajo interminables y, en algunos casos, de llevarse trabajo a casa, sienten que no llegan a todo lo que deberían.

En estos casos suelo proponer dos acciones simultáneas:

• Revisar las tareas y la carga de trabajo para ver si realmente es excesiva para una sola persona.
• Desarrollar un entorno de trabajo personal que permita aumentar la efectividad.

Como ya he contado en alguna otra ocasión, para la segunda yo recomiendo una estructura de Sistema de Información Personal formada por las siguientes herramientas:

• Un sistema de archivos en la nube: OneDrive, iCloud, Dropbox, Google Drive o cualquier otro.
• Un gestor de correo electrónico eficiente.
• Un gestor de tareas sincronizable online.
• Una herramienta de notas.
• Un calendario online.

La mayoría de los profesionales suele disponer de estas herramientas en su día a día, pero son menos los que tienen una metodología adecuada para sacarles el mayor partido.

Aunque algunos métodos como GTD© son reconocidos como los más efectivos en este campo, considero que son demasiado difíciles de mantener en el tiempo para muchos profesionales, por lo que suelen abandonarlos al poco tiempo.

En su lugar yo propongo una metodología mas sencilla, que contiene pautas de diferentes sistemas y que permite que los profesionales la incluyan en su trabajo diario (incluso en su vida personal), siendo capaces de mantenerla en el tiempo.

HERRAMIENTAS

Una de las claves está en seleccionar las herramientas adecuadas para cada persona, siempre que cumplan con las funciones mínimas. En mi caso, que trabajo íntegramente en entornos Apple, con un MAC, un iPad y un iPhone, mi lista de utilidades es la siguiente:

Dropbox
Aunque también tengo instaladas otras herramientas de archivo en la nube, porque son necesarias para diferentes servicios, Dropbox es desde hace varios años mi sistema de archivos en la nube. Valoro su independencia de plataformas, su versatilidad, su integración con otras herramientas y su continuo desarrollo.

Mail (de Apple)
Siempre busco la simplicidad. Estamos acostumbrados a usar herramientas que tienen demasiadas funciones que no solemos usar en nuestro día a día. Eso solo repercute en la dificultad para usar la herramienta y, en algunos casos, en su rendimiento. 

Wunderlist
Aunque desde su compra por parte de Microsoft se encuentra en un momento de incertidumbre, que terminará probablemente con su sustitución por parte de la nueva opción de Microsoft To-Do, que de momento no es más que una mala copia, considero que es una solución versátil, con las funciones necesarias y suficientes para una buena gestión de tareas.

Notas (de Apple)
Con las últimas actualizaciones se ha convertido en una herramienta muy completa que permite además escritura manual, insertar imágenes, enlaces, listas, compartir, proteger, etc. 

Calendario (de Apple)
En este caso me gusta la herramienta de Apple por su simplicidad, pero tengo conectada la cuenta de Google Calendar para interactuar entre distintas
plataformas.

Mi obsesión a la hora de incorporar una herramienta a mi sistema de información y al decidir si la mantengo tras un tiempo, es siempre utilizar la más simple de todas las opciones disponibles. Tenemos una tendencia natural a complicarnos la vida y a dejarnos deslumbrar por un exceso de prestaciones innecesarias. Por ejemplo, tomar notas durante una reunión en un documento de Word me parece menos efectivo que hacerlo en una simple aplicación de notas. Word es mucho más complejo y lento de manejar por la cantidad de funciones de que dispone. Si tomamos las notas en un formato sencillo, posteriormente podemos traspasar lo necesario a un documento de Word y darle el formato adecuado a su destino final.

METODOLOGÍA

Una vez seleccionadas las herramientas adecuadas a nuestro estilo, lo siguiente es tener una metodología de trabajo donde haya un sitio para cada cosa y pongamos cada cosa en su sitio:

Archivos
A lo largo de nuestra actividad diaria nos encontramos con archivos que podemos necesitar o que nos pueden interesar más adelante. Nos pueden llegar a través de mail o encontrarlos navegando por páginas o blogs. Ya se trate de documentos, imágenes, presentaciones, infografías o libros, tenemos que establecer una estructura de carpetas y etiquetas en nuestro sistema de archivos en la nube de tal forma que podamos encontrar ese elemento con facilidad cuando lo necesitemos.

Notas
Si la información más elaborada la guardamos en nuestro sistema de archivos, las notas las utilizaremos para almacenar fragmentos de información menos estructura o que necesitamos de forma temporal.

En mi caso, además de para muchas otras cosas, utilizo Notas para mi entorno de aprendizaje personal. Cuando encuentro información sobre desarrollo personal, dirección de empresas, coaching o cualquier otro tema de mi interés, lo voy guardando en notas que suelo releer de vez en cuando y que permiten mantener esas ideas frescas en mi cabeza.

Gestión de Tareas
Para la organización diaria de mi actividad utilizo una metodología que tiene una mezcla de GTD© y otras pautas más sencillas y que me permite cumplir diariamente la máxima de:

“VACÍA TU MENTE”

El objetivo es poder centrarme en cada  momento en lo que estoy haciendo sin tener a la mente ocupada en cosas del tipo “Que no se me olvide …”. Para ello, el gestor de tareas me permite “Capturar” cualquier tarea que yo tenga que hacer para “que no se me olvide” y periódicamente voy revisando las cosas que tengo pendiente de hacer. Por la tarde, antes de terminar mi jornada de trabajo, analizo lo que he hecho en el día y decido lo que quiero hacer al día siguiente. Esto m permite poner a primera hora de la mañana el foco en lo que realmente quiero hacer, sin dejar que otros temas nuevos que puedan ir surgiendo me distraigan de mi propósito. 

Actualmente, en un mundo eminentemente digital y conectado, tenemos una clara dependencia de ciertas herramientas que nos ayudan a ser más efectivos. Lo importante es tener identificadas las funcionalidades  que son fundamentales para nosotros, de forma que, ante una necesidad de cambio, tengamos muy claro lo que tendríamos que buscar en una herramienta para sustituir a la actual.