Siguiendo con la serie de artículos enfocada en el Análisis de Información en la Empresa, hoy vamos a abordar el “reporting”.
Como ya comenté en el primer artículo de la serie, sobre “El Cuadro de Mando”, uno de los factores clave a la hora de desplegar los Sistemas de Información en la empresa es conocer el nivel de detalle que necesita cada uno de los usuarios de negocio.
El mayor nivel de detalle se obtiene en un Cuadro de Mando, donde es posible recorrer los datos desde el máximo nivel de detalle hasta la información agregada.
En el siguiente nivel se encuentran los informes, que permiten preparar un determinado grupo de datos con una orientación a las necesidades concretas de cada usuario.
Para este segundo grupo de usuarios, los informes presentan muchas ventajas con respecto a los Cuadros de Mando, y entre ellas destacan:
1. Ahorro de tiempo
El usuario recibe directamente la información que necesita, sin necesidad de invertir tiempo a diario examinando los datos de un Cuadro de Mando para luego usar ciertas tablas o gráficos.
2. Precisión
Como los informes se parametrizan para cada usuario, el sistema los genera siempre igual, sin posibilidad de errores.
3.Información combinada
El sistema permite incluir en un mismo informe información cruzada procedente de diferentes fuentes de datos, extrayendo solo lo necesario de cada una de ellas. Esta información puede presentarse en el informe en forma de tablas, de gráficos y de indicadores.
4.Segmentación
Cada informe lleva incorporados los filtros predefinidos por el usuario para obtener una segmentación adecuada de los datos. De esta forma cada vez que se genera el informe puede incluir automáticamente periodos concretos (última semana, últimos 3 meses, año en curso, etc.) o datos dinámicos en función de ciertos indicadores (productos más vendidos, clientes que más han crecido, rotación de stock, etc.).
5. Automatización
Los informes se programan de forma que se generan de forma automática con la frecuencia solicitada y llegan a los usuarios de negocio sin intervención de los analistas o de los técnicos de sistemas, eliminando la dependencia de los usuarios de negocio del departamento de IT.
PERSONALIZACIÓN
Los informes se confeccionan según las necesidades de cada usuario, que deberá proporcionar al departamento de IT:
- Los datos que desea visualizar.
- El formato de presentación para cada conjunto de datos (tabla simple o dinámica, gráfico de barras, líneas, tarta o radar, indicador).
- Los límites de los datos (fijos o dinámicos).
- Si el conjunto de datos presentados es amplio pueden configurarse múltiples páginas por elemento.
- La frecuencia del informe.
- La portada, los encabezados y los pies de página.
En definitiva se trata de proporcionar a los usuarios de negocio la información que necesitan para la toma de decisiones, con la mayor precisión, en el menor tiempo posible y sin dependencia de los técnicos de IT.
