Con este artículo inicio una serie enfocada en el Análisis de Información en la Empresa, abarcando las principales herramientas de Business Intelligence (BI).
Los siguientes artículos abordarán el reporting, el dashboard y finalmente el Big Data, con el fin de aportar una visión global para todo tipo de usuarios empresariales.
Como ya he comentado en otras ocasiones, las herramientas de Business Intelligence sirven de apoyo a los usuarios de negocio y su principal aportación se centra en facilitar la toma de decisiones.
Los sistemas de información que se utilizan en la gestión de las empresas son de tipo transaccional, es decir, que están diseñados para registrar la información de las distintas operaciones y su posterior consulta: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas (en el caso de un ERP) y leads, contactos, prospectos, visitas, reclamaciones (en el caso de un CRM).
Aunque estos sistemas permiten hacer consultas e informes, no son fluidos en estas tareas y el análisis de la información desde ellos resulta poco intuitivo. Esto provoca que los usuarios de negocio exporten información a hojas de cálculo, para su posterior manipulación. Desde ahí, los más avanzados generarán tablas dinámicas, gráficos e informes.
El problema es que esta salida de información de las bases de datos a una hoja de cálculo tiene varios riesgos:
- Falta de exactitud: la información exportada puede manipularse.
- Errores en las fórmulas (que son accesibles).
- Fuga de información (las hojas de cálculo circulan libremente con información sensible).
Además de los riesgos, el coste de tener a un usuario de negocio montando y manteniendo diversas hojas de cálculo es muy elevado, y los tiempos para disponer de información precisa relevante son muy largos.
El objetivo principal del Cuadro de Mando es proporcionar al usuario de negocio la información precisa en el momento adecuado, para facilitar la toma de decisiones.
De las diferentes herramientas de BI disponibles, el Cuadro de Mando es la que proporciona mayor capacidad de análisis de la información en la empresa. Esta información puede mostrarse en diferentes formatos y con diferente nivel de agregación.
Los sistema de BI extraen los datos de las bases de datos de los sistemas transaccionales y los preparan para las necesidades de análisis de cada usuario de negocio. Es evidente que el nivel de detalle que necesita un Director General no es el mismo que el del Director de Producción, y a su vez, diferente del de un responsable de sección.
Los datos se extraen a su máximo nivel de detalle y luego se muestran agregados por diferentes dimensiones. Por ejemplo, los datos de los pedidos de venta pueden mostrarse a nivel de línea de pedido, de pedido, de cliente, de provincia, de país, etc.
También pueden mostrarse por periodos de tiempo diferentes: día, semana, mes, año.
En definitiva se trata de los mismos datos mostrados con diferentes “vistas”. La mayoría de los sistemas de BI precisan de un servidor intermedio (Data Warehouse) donde almacenar estas “vistas” en forma de cubos OLAP para su posterior consulta desde las herramientas de usuario.
En el caso de Qlikview, no es necesario disponer de un servidor intermedio y los procesos ETL (extracción, transformación y carga) se hacen directamente desde las bases de datos.
Los cuadros de mando añaden otros elementos clave para facilitar el análisis de la información: los filtros. Por ejemplo, podemos filtrar los datos de pedidos por cliente, provincia, país, familia, productos y cualquier otro campo disponible en la base de datos.
Los cuadros de mando están enfocados a usuarios de negocio que necesitan navegar arriba y abajo entre los datos, buscando información agregada en un momento dado para luego descender hasta el máximo nivel de detalle disponible (“drilldown”).
Los cuadros de mando también permiten la simulación de diferentes escenarios, utilizando variables para cambiar las situaciones y probar diferentes resultados. Son de gran ayuda a la hora de preparar presupuestos anuales y hacer previsiones con diferentes proyecciones.
Los datos almacenados en nuestro sistema de información no nos sirven para la toma de decisiones. En un primer paso, transformamos esos datos en información al agregarlos por contexto. Después, aplicando la Inteligencia de Negocio (BI), convertiremos la información en conocimiento que puede ser utilizado por los usuarios de negocio para una adecuada toma de decisiones.
La rapidez en disponer de la información y la precisión de la misma son dos factores clave a la hora de tomar buenas decisiones, que nos permitan mantener y aumentar nuestra ventaja competitiva.
Los usuarios que no necesitan tal nivel de interacción con los datos, accederán a los informes (“reporting”) y a los dashboards, que analizaremos a fondo en los siguientes artículos.
