Poco a poco las empresas se van animando a la vista del movimiento del mercado. Es una tendencia suave pero que parece mantenerse, al menos de momento.
Eso significa que empiezan a plantearse abordar proyectos de mejora a nivel interno, reforzando el equipo de personas, implantando nuevos procedimientos y sistemas de información, y desarrollando una cultura empresarial que mira al futuro y se alinea con la planificación estratégica.
Algunas empresas intentan hacer este proceso de cambio o de mejora desde dentro, con recursos propios. Es comprensible hasta cierto punto.
Por una parte, parece que el coste del proceso será menor al no tener que pagar recursos externos.
En la práctica, por desgracia, no resulta así por diversas razones:
- puede faltar una visión global sobre lo que es conveniente llevar a cabo
- no suele haber un plan claro sobre el que trabajar, desarrollando diversas acciones puntuales
- es más difícil controlar el tiempo realmente dedicado al proyecto y su coste
- las personas dejan de hacer su trabajo habitual para dedicar tiempo al proyecto
- si no se ven resultados pronto, se corre el riesgo de abandonar
- no suele haber indicadores clave para evaluar el proceso
- puede faltar apoyo interno al tratarse de una persona de la propia organización
En otros casos las empresas buscan ayuda externa en forma de consultoría. Alguien que les acompañe en este proceso, guiándoles en un terreno en el que se mueven con dificultad.
Al tratarse de profesionales externos la situación es muy diferente y hay que tener en cuenta diversos aspectos para garantizar el éxito de un proceso que puede llegar a resultar clave para el futuro de la empresa:
1. La empresa debe hacer una primera reflexión acerca de lo que pretende conseguir
Normalmente hay diversas posibilidades de mejora y es conveniente poner el foco en lo que resulte más relevante para el desarrollo de la empresa:
- Replantear la estrategia corporativa
- Definir nuevos segmentos de clientes
- Formación del equipo directivo
- Desarrollo del equipo comercial
- Procedimientos de trabajo
- Establecimiento de indicadores clave (KPI)
2. Hay que buscar varias alternativas en el mercado antes de asignar el proyecto
En el mundo de la consultoría existen muchas empresas y profesionales. Si se trata de un proyecto clave para el futuro de la organización es importante encontrar el partner adecuado, que sepa captar las necesidades de la empresa y adaptarse a su ritmo de cambio.
Hay que analizar su experiencia en el tipo de proyecto que vamos a abordar y consultar la opinión de clientes anteriores.
En este tipo de proyectos es necesario establecer un vínculo emocional entre la empresa y el consultor, sintiéndose parte del equipo y eliminando esa sensación de que alguien de fuera viene a decirnos cómo tenemos que hacer las cosas. El consultor en estos casos «rema» con el resto del equipo en lugar de decirle desde la orilla cómo hay que remar. El «feeling» es fundamental.
3. Es conveniente llevar a cabo una primera fase de diagnóstico
No hay dos empresas iguales, aunque sean del mismo sector. Cada organización tiene una cultura empresarial propia, que la hace diferente.
La fase de diagnóstico nos permite identificar las formas de hacer, los procedimientos de trabajo, las herramientas empleadas, detectando los puntos de intervención más adecuados para alcanzar los objetivos planteados.
4. Establecer un plan de trabajo con objetivos, metas y un cronograma previsto de ejecución
Tras la fase de diagnóstico ya estaremos en condiciones de plantear un plan de trabajo, con las diferentes etapas, el desarrollo, la duración y la metodología a emplear.
5. Definir los indicadores clave (KPIs) que vamos a usar como referencia
Una vez que tenemos claro a dónde queremos llegar, el punto de partida, es decir, la situación actual, y hemos planteado una serie de planes de acción para recorrer ese camino, necesitamos definir los indicadores que nos ayudarán a verificar que estamos alcanzando los objetivos propuestos.
Estos KPIs (Indicadores Clave de Rendimiento) conviene implementarlos en un cuadro de mando automatizado de forma que la información esté constantemente actualizada y sea fiable.
6. Seguimiento
Todos los proyectos de mejora pasan por una serie de etapas en su desarrollo, algunas motivadoras y otras frustrantes. Lo realmente difícil no suele ser llevar a cabo los cambios necesarios, sino mantenerlos en el tiempo. Por esta razón la fase de seguimiento es fundamental para no perder todo lo avanzado conforme pasa el tiempo y se pierde la ilusión inicial.
7. El ritmo de mejora
Aunque al principio pueda parecer poco importante, es uno de los aspectos que en mi experiencia ha resultado clave a la hora de llevar a cabo proyectos de mejora organizacional en empresas de muy diversa índole.
En los primeros proyectos, tras el diagnóstico, recuerdo que al trazar el plan de trabajo y el cronograma previsto, lo que yo tenía en cuenta era mi capacidad para llevarlo a cabo en un tiempo determinado, esperando cubrir las expectativas de resultados rápidos que esperaban los clientes.
Con el paso del tiempo y los diferentes proyectos aprendí a identificar en la fase de diagnóstico el ritmo de mejora que sería capaz de adoptar y mantener cada organización. De esta forma, los cronogramas previstos se cumplían con mayor precisión, adaptándose a la cultura empresarial y a su capacidad de desarrollo.
Como conclusión, me gustaría destacar que los proyectos de mejora organizacional son una gran oportunidad para las empresas a la hora de aumentar su ventaja competitiva y de hacerla sostenible en el tiempo.
