Cuando hablamos de gestión empresarial lo habitual es que nos imaginemos grandes empresas con muchos empleados y un equipo directivo compuesto por profesionales bien formados y con gran experiencia, algo que habitualmente se aleja de las claves para el desarrollo de una empresa.
Sin embargo, la realidad es que hay muchas pequeñas empresas que suelen nacer por el empuje de algún emprendedor y que se encuentran con enormes dificultades para alcanzar la madurez y no entrar en el numeroso grupo de aquellas que se ven obligadas a cerrar en los primeros años.
Normalmente el fundador de la empresa suele estar centrado en la parte técnica del proyecto y domina ampliamente el producto o servicio que ofrece. Con este punto de partida es relativamente fácil descuidar algunos elementos fundamentales que pueden poner en peligro el éxito de la empresa en el mercado a largo plazo.
En este artículo quiero aportar algunas referencias que considero claves para el desarrollo de una empresa, si no en los primeros momentos de la vida de la empresa, sí al menos en la fase de consolidación. No es un decálogo, no incluye todo lo necesario y no todos los puntos serán igual de relevantes en todos los casos, pero espero que sirvan de orientación.
1. Una estrategia clara
Ya, ya, parece de perogrullo o el consejo habitual de las charlas para emprendedores, pero es fundamental saber hacia dónde queremos ir y cual es nuestra misión en el mercado: a qué nos vamos a dedicar y a qué no.
Os sorprendería saber cuantas empresas me encuentro en las que hay una dispersión considerable al respecto y el equipo comercial no tiene claro realmente este punto, lo que da lugar a un perjuicio de la marca en el mercado, porque no está claramente posicionada y a un desperdicio de recursos, captando, documentando y presupuestando proyectos que no son de su interés real.
2. Un buen equipo de personas
No me refiero a un equipo de personas buenas, sino a las personas adecuadas para conseguir los resultados excepcionales que la empresa quiere lograr.
En su libro «Good to great» (Empresas que sobresalen) Jim Collins destaca como primera clave el tener el equipo de personas adecuado. En su frase «Primero quién, después qué» resume esta filosofía: «El punto de partida para que una empresa buena se convierta en sobresaliente es sacar a las personas incompetentes y reemplazarlas por gente muy competente y capacitada.»
En ocasiones somos conscientes de que las personas que tenemos en el equipo no son las que nos gustaría tener. Sin embargo, nos resignamos y aceptamos sus carencias, habitualmente en competencias relacionales, en disciplina, en efectividad, etc. Esto suele suceder porque prescindir de esa persona y buscar otra más adecuada se nos antoja una tarea entre abrumadora e imposible, y escogemos el camino más fácil.
«Si no estamos dispuestos a realizar el esfuerzo que supone tener a las personas adecuadas en nuestro equipo, nunca alcanzaremos resultados extraordinarios.»
En ese caso, decidir no hacer nada ya es una acción, así que lo siguiente podría ser dejar de quejarnos de nuestro equipo y sacarle el máximo partido.
3. Un sistema de información adecuado
Cuando las empresas comienzan a crecer se hace indispensable disponer de un buen sistema de información que permita que todos los miembros del equipo tengan a su alcance la información necesaria en el momento preciso. En los primeros compases de los proyectos empresariales cada persona del equipo suele gestionar su información de manera individual, generalmente en su propio ordenador, haciendo uso de las herramientas que conoce. Esto conduce a falta de coordinación entre áreas, información desactualizada, mala imagen hacia el exterior y muchos fallos internos.
El Sistema de Información de la empresa normalmente se compone de varios elementos, con mayor o menor importancia en función de la actividad y el tamaño de la empresa:
- ERP (Enterprise Resource Planning). Se emplea para la gestión completa de la cadena de valor de la empresa y es el eje principal de la información transaccional: clientes, proveedores, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, cobros y pagos.
- CRM (Customer Relationship Management). Es la principal herramienta en la gestión comercial y está orientada completamente hacia el cliente.
- Business Intelligence (BI). Es la herramienta que se sitúa por encima de todas las anteriores, recopilando toda la información y procesándola, para facilitar a los usuarios de negocio la toma de decisiones. Suele integrar aplicaciones de análisis, reporting y cuadros de mando. Su misión es transformar los datos en información y la información en conocimiento, poniéndolo al servicio del usuario final.
En empresas de producción se pueden utilizar además:
- SGA (Sistema de Gestión de Almacén). Se utiliza principalmente en empresas que trabajan con un stock y puede conectarse adicionalmente a un sistema de «Picking» asistido si la logística tiene un gran peso en el rendimiento de la empresa.
- MRP II (Manufacturing Resource Planning). Es un sistema de planificación y administración de la producción que se encarga de gestionar los recursos necesarios para cumplir los pedidos de los clientes en los plazos previstos. Está asociado a un control de inventarios y proporciona pedidos de compra a proveedores en función de la producción programada.
4. Procedimientos de trabajo bien definidos
Otro de los elementos clave en el desarrollo de una empresa es el conjunto de procedimientos. Es decir, la forma en cómo se hacen las cosas. En muchas empresas estos procedimientos no existen como tales, no se han debatido, consensuado, ni difundido internamente. Esto significa que cada uno trata de hacer su trabajo como mejor considera, según su propio criterio. Si entra otra persona para un mismo puesto puede darse el caso que cada uno de los empleados que lo lleva a cabo lo haga de manera diferente.
La definición de los procedimientos de trabajo aporta, además de una única forma de hacer las cosas, el enriquecimiento que proviene de poner en común el conocimiento de todas las personas del equipo involucradas en cada parte de la cadena de valor. Que una empresa tenga establecidos unos procedimientos de trabajo no significa que las cosas no puedan cambiar. De hecho, el conjunto de procedimientos debe formar parte de los procesos de mejora continua y revisarse con la frecuencia adecuada para adaptarse a los cambios y necesidades del mercado.
5. Reuniones efectivas
Al contrario de lo que suele creerse, las reuniones efectivas son una de las herramientas fundamentales de las empresas de éxito. Lo que ocurre, es que en la mayoría de las empresas se tienen reuniones improductivas que solo contribuyen a crear un ambiente de desánimo por la cantidad de tiempo y energía perdidos en ellas.
Para que nuestro equipo sea capaz de llevar a cabo reuniones efectivas existen diversas métodologías, desde seminarios prácticos hasta un proceso de Coaching de Equipos, que nos pueden ayudar a convertirnos en un equipo de alto rendimiento.
La clave está en que las reuniones tengan un objetivo claro, un orden del día, los participantes adecuados y que se dedique la mayor parte del tiempo a debatir los temas y a tomar decisiones.
Bueno, espero que está visión inicial te ayude a trabajar en las claves para desarrollar una empresa, ya sea grande o pequeña, y a convertirla en una empresa de éxito.
