Conforme avanzamos más en la sociedad del conocimiento y las empresas se van introduciendo en la Web 2.0 se va haciendo más críticos los problemas relacionados con los servicios de informática en las PYMEs.Las empresas pequeñas no suelen tener estructura suficiente para poder tener un informático interno y tienen que recurrir a servicios externos, que permiten mayor flexibilidad pero generan una serie de problemas importantes.
En algunos casos hay alguien en la empresa que sabe «un poco» y se carga con todo el equipo. Sin embargo, lo habitual es que la empresa tenga muchas carencias y corra muchos riesgos que, por desconocidos, no son menos importantes.
En función de las necesidades de la empresa, el servicio externo puede ser de mantenimiento de hardware, de la compra de nuevos equipos, de configuración de los mismos, mantenimiento de aplicaciones, correo, Web, etc.
Para cada uno de estos casos surgen problemas diferentes, que se suman para hacer el riesgo mayor.
Es evidente que las empresas que proporcionan servicios de mantenimiento informático prefieren contratos importantes para tener grandes facturaciones cada mes. Sin embargo, las necesidades de la mayoría de las PYMES que no disponen de un informático en la empresa son pequeñas y tampoco están dispuestos a invertir mucho en estos servicios.
Estos son algunos de los problemas existentes:
- Carecen de actualización de hardware. Sus equipos se van quedando obsoletos, lo que ralentiza su funcionamiento y produce una pérdida enorme de tiempo si sumamos los pequeños tiempos de espera que cada usuario se encuentra cada vez que usa una aplicación.
- Tampoco hacen una limpieza periódica de archivos temporales o fragmentados.
- No hay un control estricto de los permisos de acceso a la información de la empresa.
- No tienen asesoramiento a la hora de comprar equipos nuevos. El criterio suele ser «lo más barato», lo que genera una variedad de equipos en la empresa que dificulta el mantenimiento y la disponibilidad de repuestos.
- A la hora de cambiar una configuración o activar accesos para nuevos usuarios nadie sabe donde encontrar la información adecuada: correo, carpetas, registro de programas.
- No suele estar documentado el sistema de información: equipos, servidores, aplicaciones, dominios, hosting y correo.
No hay copias de seguridad o son insuficientes. En algunos casos se hace copia de seguridad de la contabilidad o de la información existente en el servidor, pero se deja de lado la información que cada usuario tiene en su equipo: archivos, bases de datos, sistema de información personal (Outlook) con agenda, calendario, correo, … Rara vez se dispone de una copia de seguridad adicional fuera de la empresa, que es la única salvación en caso de un siniestro importante en la empresa: incendio, vandalismo, inundación.
Cuando contactan conmigo algunas pequeñas empresas se quejan de la dificultad de encontrar un buen servicio informático externo, a la altura de sus modestas necesidades.
Considero que es una buena oportunidad para gente joven con estudios de informática (FP o Ingeniería) el montar servicios de este tipo, sin grandes pretensiones, capaz de tener una estructura de costes reducida que les permita ofrecer sus servicios a un coste asumible por las pequeñas empresas. Habitualmente nos encontramos con empresas de informática que tienen una estructura muy grande y deben aplicar tarifas altas para servicios básicos.
Otro ejemplo más de falta de entendimiento entre oferta y demanda.
10 comentarios
Cualquier pyme que se tropiece con este post no dejará de asentir según va leyendo cada párrafo. De echo yo he ido haciendo lo propio.
El problema es que no conocen quién y cómo les pueden ayudar. Esta misma necesidad se da en todos aquellos servicios especializados, que por su pequeño tamaño ni pueden ni deben tener cubierto con personal propio, como la dirección financiera, el control de costes, marketing, recursos humanos, etc.
Pero empresas que prestas estos servicios, haberlas, haylas.
En resumen, buena reflexión que denota un conocimiento profundo del tema.
Hola Clara, efectivamente esta carencia se extiende a otras áreas de las empresas pequeñas y se agrava en el caso de los comercios, debido a la falta de formación empresarial.
Tal vez sea buen momento para abrir una plataforma de conexión entre oferta y demanda en este nivel.
Gracias por pasarte y comentar.
Efectivamente esa situación de falta de emparejamiento entre oferta y demanda es una realidad y las pymes no son conscientes de hasta qué punto una buena gestión informática puede ahorrarles costes, incrementar su eficiencia y sobre todo evitarles correr riesgos de gran envergadura. Muy interesante el problema que comentas sobre las copias de seguridad o backups. Efectivamente ningún pequeño empresario se para a pensar en las consecuencias (cierre inmediato de la empresa y tal vez responsabilidades legales) de perder todos sus datos por un incendio o catástrofe parecida.
Por mi parte, junto con otros tres socios ofrecemos un servicio informático a pymes de Madrid de estas características. Podemos asesorar a estas empresas así como ofrecer servicios técnicos a precios razonables. Pueden informarse en nuestra página web o en nuestro correo electrónico: contacto@informatica-pymes.com
Antonio, efectivamente no se suele pensar en las consecuencias porque se considera poco probable que ocurra un desastre, pero si ocurre el resultado es demoledor.
Me alegro de que prestéis ese tipo de servicios en Madrid a precios razonables.
Saludos y gracias por pasarte y comentar.
Soy comercial y visito a muchas empresas, de verdad da pena algunos casos. Esta tarde he estado con un cliente mío que les ha puesto laptop a los comerciales y estos con menos de 30 años todos no saben mandar un Mail, por eso me río muchas veces con tus planteamientos y su choque con la realidad, a todo esto y lo que es peor el mismo jefe de esta empresa necesita un secretaria que le imprima los Mail ya que no sabe leerlos en el Pc y lo peor de todo tienen el Mail en red y se conectan cuando se acuerda la secretaria. Todo eso a 20 Km de Badajoz. Y después te enteras que facturan mas de 1.000.000’00 €. Hoy me ha mirado como un bicho raro cuando ha visto mi iPad.
Diego, el artículo trata sobre uno de los problemas relacionados con las TIC que sufren las empresas, pero no es el único. El que tu comentas es otro de esos problemas: la falta de formación de los usuarios. Este último está íntimamente relacionado con cultura empresarial obsoleta, donde la formación se considera un gasto y brilla por su ausencia.
Gracias por tu aportación. Un saludo.
Estimo que uno es la causa y el otro la consecuencia, en fin disculpame si no me he ajustado al articulo y gracias a ti por tu dedicación a educarnos en la aplicación de los avances informáticos a algo tan importante como es el trabajo.
No hay nada que disculpar. Te agradezco que aportes tu experiencia ya que todos conocemos empresas que tienen este tipo de problemas. Mi intención al traer el tema al blog es volver a ponerlo en primera línea para ver si las empresas reflexionan y van poniendo remedio.
Lo triste es que la generación que debería propiciar el cambio en las empresas tenga las carencias que tu comentas.
Un saludo.
Hola soy ingeniero en sistemas
actualmente estoy estudiando una maestra en administración y tengo una pyme con un año y 6 meses de antigüedad es una empresa dedicada a la consultoria informática para las pymes en merida
Si alguien es de merida y puedo ayudarlo sera un placer
cel 9991879514