A la hora de llevar a cabo cualquier actividad, considero que hay principalmente dos tipos de personas: los que se preparan y los que no.

Bueno, como el mundo no es blanco o negro, supongo que podríamos hacer un tercer conjunto con aquellos que se preparan un poquito, con un abanico grande de cuanto es un “poquito”.

Me ha venido esta reflexión hace unos día, durante mi etapa anual en el Camino de Santiago. Este es el tercer año consecutivo que elijo esta opción para hacer una desconexión anual de mis rutinas y de mi entorno, tanto familiar, como profesional.

Lo hago en solitario para tener más tiempo disponible para pensar y estar conmigo mismo. El ir solo también me permite conocer a otros peregrinos, de todas partes del mundo (somos unos privilegiados teniéndolo tan cerca). Aprovecho estos contactos puntuales para intercambiar experiencias, conocer otras motivaciones y enriquecerme de la diversidad, reservando la mayor parte del tiempo para recorrer esos caminos espectaculares en solitario, disfrutado del entorno y de la NATURALEZA.

Planificación

En uno de esos momentos compartidos con un chico de Mallorca de 26 años, salió el tema de la preparación. Ni se había preparado físicamente, ni llevaba el equipo adecuado, ni había planificado las etapas. Para él, cada día era un descubrimiento.

En mi caso, mi alma de ingeniero me lleva a planificar las etapas y localizar de antemano posibles opciones para dormir. También es un proceso que me lleva a empezar a disfrutarlo semanas antes de mi partida, imaginando los lugares que voy a recorrer y las experiencias que podré vivir. Con los viajes de vacaciones en familia me ocurre igual.

Para mi, la preparación es una parte fundamental de la experiencia.

Este año, sin embargo, he cambiado sobre la marcha 4 de las 7 etapas previstas, descubriendo opciones inesperadas para el alojamiento y experiencias que ni había imaginado. Cada vez estoy más abierto a experimentar.

Y reflexionando sobre este tema, me lo he llevado al mundo profesional, porque es bastante habitual encontrarme en los proyectos que llevo a cabo a personas que se sitúan entre ambos mundos.

En muchos casos, la opinión que tienen de sí mismo cuando les pregunto al respecto es que son muy desorganizados y que eso les hace perder efectividad en su trabajo. Este sentimiento puede llevar a la frustración por ver que no se alcanzan los objetivos deseados, a pesar de las jornadas maratonianas que la mayoría de estos perfiles directivos hacen.

Uno de los primeros pasos en mis proyectos de consultoría organizacional, y que mayor impacto tienen a corto plazo, es un taller práctico de productividad personal. Soy de la opinión de que la efectividad dentro de cualquier organización empieza en cada persona. 

No importa si la empresa tiene un buen Sistema de Información (ERP, CRM, etc.), si las personas que la componen no se organizan a diario de forma eficaz. La falta de efectividad de cada persona afecta a sí mismo, a sus compañeros, a sus departamentos y a toda la organización, en una especie de carrera de fichas de dominó.

Es fácil que el desánimo por sentir que no somos capaces de cumplir diariamente con los objetivos propuestos nos lleve a una espiral de inefectividad, que solo consigue mantener la estructura en pie a base de sobre-esfuerzo.

Este sobre-esfuerzo acaba pasando factura a medio y largo plazo, influyendo en la motivación personal, la autoestima y el clima de trabajo en equipo.

Si la organización se hace consciente de que hay posibilidades de mejora en este sentido, se pueden promover acciones desde la dirección a todas las áreas de la empresa para introducir cambios sustanciales en la forma de organizar el trabajo diario.

Si se aborda un proceso de este tipo, hay que estar preparados para la resistencia al cambio, porque “apagar fuegos” es uno de los pasatiempos favoritos en nuestro mundo empresarial, mientras que la planificación suele trasmitir una sensación de trabajo extra, aunque solo sea al principio.

La preparación puede incluir diferentes aspectos, entre los que yo destacaría los siguientes, por el impacto tan positivo que he visto con ellos a lo largo de mi trayectoria profesional:

  • Mejora de la productividad personal.
  • Análisis de procesos.
  • Gestión eficaz de reuniones.
  • Sistemas de información precisos y rápidos.
  • Conectar la estrategia con el día-a-día (CMI).

Soy consciente de que hay muchos aspectos dentro de las organizaciones que nos ofrecen oportunidades de mejora, pero pararse un momento a reflexionar sobre nuestro nivel de organización o de improvisación, es uno de esos elementos clave.

Y tu, ¿eres de los que se preparan, o te gustan las sorpresas?