Siguiendo con la serie de artículos dedicada a los Sistemas de Información para la Toma Decisiones, en esta ocasión nos vamos a centrar en una herramienta orientada al nivel superior dentro de la empresa.
En estos niveles los responsables no tienen que invertir tiempo analizando los datos sino que deben disponer de indicadores que de un solo vistazo les muestren el estado en el que se encuentran cada una de las áreas de la empresa.
En los dos artículos anteriores hemos abordado el Cuadro de Mando y el Reporting, destinados a proporcionar un nivel mayor de detalle.
En los proyectos de implantación de este tipo de herramientas, siempre me ha llamado la atención de forma positiva aquellos responsables de negocio que tienen muy claro qué tipo de indicadores necesitan para gestionar de forma adecuada su negocio.
Ellos solo necesitan tener unos cuantos indicadores clave del negocio (KPI) para tomar decisiones de manera muy rápida.
Necesitamos crear un conjunto de indicadores adecuados para estos niveles de toma de decisiones, en los que estén contempladas todas las áreas claves de la empresa:
- Dirección
- Financiera
- Marketing
- Producción
- Logística
- RRHH
- Comercial
Dentro de cada una de las áreas el responsable máximo del negocio, ya sea el director general o gerente, tendrá que reunirse con los responsables de cada una de las áreas para identificar cuáles son los indicadores clave que necesita.
A la hora de configurar los Dashboard, además de conocer los indicadores clave de rendimiento que vamos a utilizar, se deben fijar las metas de manera que el indicador va adaptando el fondo de escala para que la representación gráfica permita de un vistazo a través de los colores situar el escenario en el que nos encontramos, sin necesidad de entrar a valorar el número exacto que tiene ese indicador.
El Dashboard se alinea, de esta forma, con la filosofía del Cuadro de Mando Integral (CMI), que trata de llevar la estrategia al trabajo diario de cada empleado.
Cuando se desarrolla el modelo del CMI y se marca la estrategia, uno de los momentos clave es la secuencia de:
El responsable de negocio establece un punto de partida (la situación actual) y otro de llegada (la situación ideal).
Para pasar de un punto a otro hay que poner en marcha una serie de Planes de Acción que nos ayuden a conseguir los objetivos que nos hayamos propuesto.
La forma de evaluar el progreso se basa en revisar de forma periódica cada uno de los indicadores para ver si nos vamos acercando a la meta de cada uno de ellos.
Si no es así, se debe analizar el binomio causa-efecto para identificar los puntos de mejora y corregir las acciones de los diferentes planes que hayamos puesto en marcha.
Por este motivo, dotar a los responsables de cada una de las áreas de negocio de herramientas ágiles para la toma de decisiones, nos acerca más a los resultados esperados y al despliegue efectivo de la estrategia.
El intercambio de impresiones que puede llevarse a cabo entre los responsables de cada una de las áreas, enriquece aún más este proceso y permite desarrollar una cultura de mejora continua en la empresa.
