Dentro del Sistema de Información de una organización el ERP es sin duda la pieza clave. Es la herramienta que permite registrar y consultar todas las operaciones de la empresa, desde los presupuestos hasta los pagos, pasando por albaranes, pedidos, remesas y gestión de clientes y proveedores.
Sin embargo, todavía hay empresas que no disponen de un ERP y siguen llevando la gestión con un programa de contabilidad básico, hojas de cálculo dispersas, mucho esfuerzo y poca eficiencia.
Ya sea porque finalmente se decide implantar un ERP o porque se plantea su renovación, el momento de implantar un nuevo ERP se convierte, además, en una oportunidad única para otro de los grandes pasos para mejorar la competitividad de la empresa: el Análisis de Procesos.
Lo habitual es que la empresa quiera que el nuevo ERP se adapte a su manera de hacer las cosas, sin plantearse siquiera si es la más adecuada o eficiente.
Esto suele conllevar un proceso de modificaciones sobre el ERP a instalar que termina con parches innecesarios, costes adicionales y un desgaste enorme para la empresa implantadora, por la falta de claridad en las especificaciones del proyecto.
Aunque es lógico pensar que la empresa es la que mejor conoce su sector y sus necesidades, también es cierto que hay muchos procesos heredados y que pocas veces, absorbidas por el día a día, las empresas se cuestionan si podrían hacer las cosas de otra manera.
Llevar a cabo un Análisis de Procesos independiente, previo a la implantación de un nuevo ERP tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
- Permite disponer de un documento de requisitos exhaustivo y detallado.
- Al tener los requisitos perfectamente definidos, se pueden pedir diferentes propuestas.
- Los procesos internos se cuestionan y se validan nuevamente.
- Se produce una optimización de los procesos.
- Se definen claramente las necesidades de cada uno de los usuarios del sistema.
La secuencia lógica en este caso podría ser:
- Llevar a cabo una Auditoría de Procesos.
- Dibujar el Mapa de Procesos.
- Definir y documentar cada uno de los procesos.
- Preparar el documento de requisitos para el nuevo ERP.
- Solicitar propuestas de diferentes ERPs.
- Valorar las diferentes propuestas.
- Solicitar una “demo” que aquellos que mejor se adapten a los requisitos.
- Verificar los requisitos que incorpora de serie cada una de las opciones.
- Valorar las personalizaciones necesarias para cumplir el resto de requisitos.
A la hora de tomar la decisión final habría que tomar en consideración:
- El cumplimiento de los requisitos mínimos demandados.
- El ERP: ventajas, inconvenientes, opiniones de otros clientes y soporte.
- El implantador: experiencia en nuestro sector o proyectos similares, capacidad de desarrollo y personalización, nivel de soporte.
- El plazo de implantación propuesto.
- La capacidad de evolución del proyecto.
La implantación de un nuevo ERP en la empresa siempre genera inquietud porque solemos tener mucha resistencia al cambio. Un proceso de este tipo exige dedicación, cambios en la forma de realizar la operaciones diarias y un periodo de tiempo de doble trabajo mientras se realiza la implantación del nuevo sistema y hay que seguir alimentado el anterior.
Por otra parte, se nos presenta una oportunidad única para revisar los procesos, analizar si hay una forma mejor de hacer las cosas, optimizar pasos de nuestra cadena de valor, revisar las funciones y tareas de cada miembro del equipo. En fin, que si hacemos las cosas con un criterio exigente de mejora, el cambio del ERP es una buena ocasión para mejorar la ventaja competitiva de la organización.
