Las funciones relacionadas con la gestión de tesorería se distribuyen de manera diferente de acuerdo al tamaño de la organización. En medianas y grandes empresas puede haber una o varias personas dedicadas en exclusiva a esta función, pero en las pequeñas suele estar a cargo de la persona de contabilidad o del responsable financiero.

Con el nivel de importancia que tiene el control de la tesorería para la buena marcha de cualquier organización, me sigue sorprendiendo comprobar cuantas empresas lo llevan a cabo a través de varias hojas de Excel, a pesar de disponer de sistemas de gestión integral (ERPs).

El problema de las hojas de Excel en las empresas es un tema recurrente que parece no tener fin. Aunque por su versatilidad ponen al alcance de cualquiera la posibilidad de enlazar diferentes fuentes de datos, aplicar fórmulas y generar gráficos e informes, suponen un problema serio para las empresas por varios motivos:

  1. La información que pasa por una hoja de Excel es manipulable.
  2. Si se copian datos de un lugar a otro pueden producirse errores.
  3. La información confidencial de la empresa suele salir del circuito de seguridad.
  4. Si se enlazan diferentes fuentes de datos, pueden no estar accesibles para otro usuario.
  5. Se pueden crear diferentes versiones de una misma hoja con el riesgo de no saber cuál es la final.

Las herramientas de Cuadros de Mando permiten llevar a cabo una gestión controlada de la Tesorería, sin los riesgos anteriormente mencionados.

TESORERÍA A CORTO PLAZO

Es habitual disponer de diferentes fuentes de datos para la gestión de la tesorería y de otros aspectos económicos y financieros dentro de las empresas:

  • Base de datos del ERP.
  • Bases de datos de clientes, proveedores y agentes.
  • Listados de precios.
  • Fichas comerciales.
  • Extractos bancarios.
  • Saldos bancarios.

El Cuadro de Mando permite crear un modelo de datos que recopila la información de todas las fuentes disponibles en un entorno seguro no manipulable. Desde ahí pueden generarse las diferentes herramientas de uso diario para los responsables de cada función:

  • Tablas de consulta de tesorería a corto plazo.
  • Gráficos de recursos.
  • Gráficos de evolución de la tesorería.
  • Tablas de necesidades puntuales.
  • Datos acumulados de saldos mensuales por banco.
  • Informes para dirección.

En los Cuadros de Mando Financieros los procesos ETL (Extracción, Transformación y Carga) permiten adaptar el modelo de datos a las necesidades de cada organización. Cuando se trata de grupos de empresas es habitual que se produzcan operaciones ínter-empresa en los procesos de negocio diario.

Estas operaciones son clave para el análisis de la tesorería a nivel de cada una de las empresas, pero enmascaran los resultados reales cuando se analizan varias empresas juntas o todo el grupo. En los procesos de transformación se pueden etiquetar la operaciones ínter-empresa de forma que puedan eliminarse automáticamente cuando se analiza más de una.

Otra de las áreas en las que el Cuadro de Mando de Tesorería aporta un gran valor es en la tesorería a largo plazo. Podemos crear un cuadro anual de tesorería prevista partiendo de los presupuestos generales de la organización. Estos datos se van cruzando con los resultados reales obtenidos de nuestro ERP y permiten analizar el cumplimiento de los objetivos.

De la misma forma, el Cuadro de Mando de Tesorería facilita la gestión del saldo en diferentes cuentas y bancos, permitiendo el traspaso del disponible de una cuenta a otra cuando las necesidades lo requieran.

Como conclusión podemos decir que el Cuadro de Mando de Tesorería nos aporta muchas ventajas en la gestión diaria:

  • Información actualizada no manipulable.
  • Seguridad de los datos.
  • Recursos para distintos tipos de usuario.
  • Agilidad y rapidez.
  • Visión de la tesorería a corto y largo plazo.
  • Capacidad de respuesta en disponible.
  • Informes a medida.

Sea cual sea nuestro sistema de gestión actual y el número de fuentes de datos que usemos, el Cuadro de Mando de Tesorería  es una herramienta indispensable para nuestra gestión económica y financiera si buscamos seguridad y presión en los datos.