Muchas personas van guardando fragmentos de información porque les parece que les pueden ser útiles, pero llegado el momento no saben cómo encontrarlos. En muchas ocasiones, ni siquiera recuerdan haber guardado dicha información.

El objetivo de este artículo es mostrar un sistema que nos ayude a construir un entorno de información que nos permita recopilar los temas interesantes que nos encontramos en nuestro día a día, para su uso posterior o consulta.

Buena parte de nuestra relación con lo que sucede en el mundo la tenemos a través de Internet, en múltiples interacciones: Sitios Web, Redes Sociales, Noticias, …

Además, recibimos a través del mail y de la mensajería multitud de información que en un momento dado puede resultarnos útil.

Nuestro problema es el exceso de información.

Estamos sometidos a un impacto tan grande que nos cuesta filtrar la información que realmente nos interesa. Además, si decidimos que esa información puede sernos útil más adelante, y no queremos confiar en que seremos capaces de recordar dónde la hemos visto (cosa bastante difícil con ese volumen), tendremos que decidir cómo conservarla.

Esta información puede estar compuesta, entre otros de:
Sistema de Información Personal

  • Documentos en diversos formatos: Word, Excel, PDF, PowerPoint.
  • Imágenes.
  • Artículos.
  • Páginas Web de referencia.
  • Libros, películas, sitios a visitar, hoteles, restaurantes, …

El Camino

Con el objetivo de mejorar esta situación podemos aprender a utilizar un pequeño conjunto de herramientas y a desarrollar una metodología para integrar en nuestro día a día la rutina de recopilar y etiquetar la información interesante, de forma que podamos utilizarla en el momento en que sea necesario.

Las Herramientas

  • Gestor de archivos
  • Marcadores de Internet
  • Notas

En primer lugar vamos a crear la estructura de nuestro Sistema de Información Personal. Cada uno puede elegir la herramienta que prefiera en cada caso, según el sistema operativo que utilice, tanto en su ordenador como en su teléfono o tableta, si es el caso.
En mi caso, todo mi entorno de trabajo se desarrolla con dispositivos de Apple, por lo que las herramientas que voy a usar de ejemplo son de iOS y MAC .

El primer paso es disponer de un sistema de almacenamiento de archivos en la nube, como Dropbox, iCloud, Google Drive, One Drive o similar. Esto nos permite subir los contenidos que nos interesen desde cualquier lugar y poder acceder a ellos en cualquier momento.

A continuación creamos una estructura de carpetas para organizar los archivos de forma que nos facilite su búsqueda, aunque siempre podremos usar un buscador interno.

En mi caso, utilizo Dropbox y dispongo de una carpeta denominada “Recursos”. Dentro, he creado diferentes carpetas de los temas que más me interesan, como por ejemplo:

    • Coaching
    • Cuadro de Mando Integral
    • Desarrollo Personal
    • Dirección Estratégica
    • Gestión de Personas
    • Innovación
    • Marca Personal
    • Marketing Estratégico
    • Plan Comercial
    • Plan de Formación
    • Plan de Salarial-Incentivos
    • RSC

PocketComo herramienta de marcadores de Internet utilizo “Pocket” que es un servicio gratuito en la nube con aplicaciones disponibles para todas las plataformas. Además, dispone de integración con los navegadores más habituales, en mi caso, Safari.

Cuando estoy navegando por alguna página y encuentro contenido interesante, que quiero marcar para recuperar más adelante, solo tengo que enviarlo a Pocket con un “clic”. Como decía anteriormente, estamos sometidos a un gran impacto de contenidos y de información diariamente. A menudo me ocurre que estoy conversando con alguien sobre un tema, o preparando material para un proyecto y recuerdo algo que leí al respecto un tiempo atrás. Si no fuera por estas herramientas, sería incapaz de volver a encontrarlo.

Para filtrar los contenidos que me interesan, concentrándome en aquellos que más me pueden aportar, utilizo un lector de RSS (en mi caso Feedly) para construir un panel de noticias a mi medida. Tengo organizadas las diversas fuentes en carpetas, lo que me permite priorizar si dispongo de poco tiempo para ponerme al día.
La aplicación de Feedly me permite enviar contenido para compartir, tanto a otras personas como a Pocket y a Notas.

Finalmente, para aquellos fragmentos de información que no tienen entidad suficiente para estar en un documento, pero son algo mas que un enlace a un contenido concreto, utilizo la aplicación de Notas de Apple, que se sincroniza por medio de iCloud entre todos mis dispositivos.
Aquí recurro nuevamente a una estructura de carpetas para clasificar las notas por temas, aunque también dispongo de herramienta de búsqueda.

El Proceso

Independientemente de la forma en cómo haya llegado hasta un contenido, si me resulta interesante aplico el siguiente criterio para incorporarlo a mi Sistema de Información:

1. Si se trata de un documento, ya sea una guía, un informe, una presentación, una presentación, imagen o elemento audiovisual, lo almaceno en Dropbox en la carpeta correspondiente. Con el fin de facilitar su recuperación le pongo como nombre aquello que me permita identificarlo en una búsqueda.
2. Si lo que me interesa es una parte del contenido, dentro de un documento, una página Web o un blog, copia ese fragmento y lo pego en una nota, dentro de la carpeta correspondiente en función del tema del que se trate.
3. Por último, si se trata de un artículo o página interesante, lo almaceno en Pocket. Si además, es un contenido para revisar a corto plazo, lo añado directamente como enlace en una nota desde la opción de “Compartir”.

Aunque pueda parecer un proceso complicado, una vez elegidas las herramientas y desarrollando las rutinas adecuadas se convierte en un gran aliado para aprovechar la información que pasa por nuestras manos a diario, sin un esfuerzo excesivo.
Como se trata de un proceso en tiempo real, es decir, cuando encontramos la información la guardamos en su sitio, no requiere de un trabajo posterior de archivar o clasificar.
Si elegimos bien la estructura de carpetas y los temas que nos interesan, siempre encontraremos el lugar adecuado donde conservar una información que podemos utilizar más adelante.

Espero que os haya resultado útil. Si tenéis alguna duda al implementar vuestro propio Sistema de Información Personal podéis dejarme las consultas en los comentarios.