Partiendo de la base de que la situación actual del mercado no permite trabajar con una planificación a largo plazo, cobra todavía más importancia la realización de planes en las distintas áreas de la empresa.
Que la situación sea cambiante no significa que la planificación no sirva para nada. Al contrario. Resulta más efectivo llevar a cabo correcciones sobre los planes previstos que ir improvisando continuamente.
La planificación dentro de la empresa debería llevarse a cabo de forma transversal, incluyendo todos los niveles y todas las áreas operativas. No se trata de invertir más tiempo y recursos en planificar que en hacer, sino de disponer de guías para el desarrollo de nuestras actividades que nos ayuden a mejorar la eficacia y la eficiencia de la compañía.
Atendiendo a la estructura, podríamos establecer una primera división por niveles:
– Planificación Estratégica
– Planificación Operativa
La Planificación Estratégica, que ya hemos tratado en una serie de artículos, es fundamental para desarrollar la razón de ser de la empresa. Es competencia de la alta dirección y debería revisarse una vez al año.
Se ocupa de definir claramente hacia dónde vamos, por lo que debe tener en cuenta la situación del mercado, la competencia y las tendencias. También es necesaria la vigilancia tecnológica para identificar nuevos productos, procesos, materiales y tecnologías, que nos obliguen a alterar nuestros planes en curso.
En los niveles operativos el abanico de planificación es todavía mayor, pudiendo abarcar todas las áreas de la empresa. Entre otros, los planes operativos pueden incluir:
- Plan Comercial
- Plan de Producción
- Plan Salarial
- Plan de Incentivos
- Plan de Contratación de RRHH
- Plan de Formación
- Plan de Inversiones
- Plan de RSC
- Plan de Acogida
En muchas empresas se considera la planificación como un pérdida de tiempo y se sienten más cómodos trabajando en modo reactivo, apagando fuegos y resolviendo los temas por la urgencia, en el último momento. Este pensamiento termina formando parte del Cultura de Empresa, y se extiende a todo el personal, incluidas las nuevas incorporaciones.
Sin embargo, la planificación en todas las áreas y departamentos de la empresa tiene muchas más ventajas que inconvenientes, si se lleva a cabo de forma correcta.
El Plan Comercial es fundamental para establecer las líneas de actuación a la hora de dar a conocer nuestros productos y servicios en el mercado. También permite segmentar el mercado, distribuir nuestros esfuerzos en función de las necesidades de cada segmento, planificar las ventas y marcar los objetivos al equipo comercial.
El Plan de Producción es la herramienta clave a la hora de alinear nuestros recursos productivos con el Plan de Ventas. De nada sirve que el equipo comercial cierre muchas ventas si no vamos a ser capaces de servir los productos o servicios en las fechas prometidas.
El Plan Salarial nos ayuda a mantener controlada nuestra Política Salarial. Considero que el sueldo nunca es una motivación, pero sí puede ser desmotivador si no es adecuado. Los salarios en una empresa deberían ser acordes al mercado en el que se mueve y al valor aportado por cada miembro del equipo. En ocasiones una persona se incorpora con unas condiciones temporales, que se convierten en definitivas sin un adecuado seguimiento.
El Plan de Incentivos se convierte en una pieza clave a la hora de diseñar una estrategia de retribución variable, alienada con los resultados, que beneficia tanto a la empresa como a los trabajadores.
El Plan de Contratación de RRHH nos ayuda a planificar la incorporación de nuevas personas al equipo, ya sea en base a las necesidades de crecimiento o en un modelo de “cantera” que nos permite disponer de nuevos trabajadores que van formándose dentro de la compañía.
El Plan de Formación es fundamental para ir mejorando las habilidades y competencias del equipo y favorecer el desarrollo de carrera interno. Hay directivos que tienen miedo de formar a su gente y que luego se vaya. A mi me preocuparía más no formarlos y que se queden.
El Plan de Inversiones permite al departamento financiero gestionar de una forma más eficiente los recursos de la empresa, reduciendo al mínimo las necesidades de financiación externa, o aprovechando al máximo las oportunidades que se presentan en el mercado para apalancar la empresa en los momentos adecuados.
El Plan de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) es el medio para organizar la forma en cómo la empresa devuelve a la sociedad parte de los beneficios que obtiene. Tiene la ventaja de estructurar y profesionalizar las aportaciones que suelen hacerse a causas sociales, deportivas o de emprendimiento.
El Plan de Acogida es un instrumento para ayudar a la integración de las nuevas personas que se incorporan al equipo, definiendo el acompañamiento necesario, el periodo de prueba, la asignación de un tutor, la transmisión de la Cultura de la Empresa y los objetivos que se le marcan a cada nuevo empleado.
Como conclusión, me gustaría destacar de nuevo la función de la planificación como elemento guía clave para el desarrollo de todas las áreas de la empresa. Siempre es mejor cambiar un plan porque las circunstancias han variado, que no tener ningún plan, lo que nos obliga a ir improvisando continuamente.
Si no tienes un plan, seguramente acabarás formando parte del plan de otros.
