1. En empresas pequeñas a veces sucede que ciertas labores específicas de un puesto las lleva a cabo otra persona del equipo por limitaciones de personal. El caso puede darse en puestos de RRHH, calidad, seguridad y salud etc.

Esta situación puede resultar conveniente mientras la empresa no alcance una cierta dimensión, porque es posible que no haya suficiente trabajo en ese puesto para una persona a tiempo completo o que los recursos disponibles en la empresa no permitan contratar más personal.

Sin embargo, cuando la empresa va creciendo se hace necesario incorporar personas especializadas para esos puestos porque de no hacerlo se corre el riesgo de que esos temas no se atiendan de forma conveniente.

LOS RIESGOS

Como habitualmente estos casos se suelen dar en departamentos de apoyo y no en los procesos clave de la empresa, se suelen quedar tareas sin atender durante mucho tiempo, sin que aparentemente tenga consecuencias a corto plazo.

Uno de los aspectos a tener en cuenta, cuando una persona del equipo se ocupa de tareas de un puesto que no es el suyo, es que la falta de especialización, de conocimiento y experiencia en esas tareas puede provocar que no se hagan correctamente o que se invierta más tiempo del necesario.

También es habitual que si la persona considera que está haciendo tareas que no le corresponden, y si además añadimos, por las que no le pagan, vaya perdiendo la motivación, con el consiguiente desgaste personal y de la empresa.

Otro de los puntos importantes es el coste de oportunidad, derivado del trabajo propio que esa persona deja de llevar a cabo para ocuparse de tareas que nos son propias de su puesto.

Si a todo esto sumamos el hecho de que el protagonista de estas situaciones suele ser el gerente/director/propietario de la empresa, el caso es todavía más grave, porque las tareas que se quedan sin hacer suelen ser las propias de Dirección y de Planificación Estratégica, tema que ya abordamos anteriormente en “Líderes que no lideran”.

LAS EXCUSAS

Las excusas para no contratar una persona específica para ese puesto suelen ser muy variadas, pero podríamos destacar las siguientes:

1. No podemos asumir el coste
Normalmente el hecho de que una persona que no está especializada en un puesto lleve a cabo tareas del mismo, generalmente a ratos, repercute en un mayor coste de dedicación que si lo hiciera alguien con más experiencia.
Si a eso añadimos el coste de oportunidad que supone dejar sus tareas de lado y la falta de foco resultante de hacer el trabajo sin la continuidad adecuada, tenemos una combinación perfecta para rebatir el argumento del coste de otra persona.
En el caso de que estas tareas las lleve a cabo el gerente/director/propietario todavía encarece más el coste de las tareas por la diferencia que supone su sueldo comparado con el de la persona a contratar.

2. Yo tengo tiempo (u otra persona del equipo)
Es muy curiosa la capacidad de algunos responsables para auto-engañarse en estos temas. Afirman que tienen tiempo para hacer las tareas de otros puestos, olvidando que hay muchas de las suyas, de más responsabilidad y mayor impacto para el resultado de la empresa, que se quedan sin hacer.

3. Se maneja información confidencial
Por una parte las empresas tienen la obligación de tener implantado un sistema acorde con la LOPD para la protección de datos de carácter personal.
Por otro, en relación a los temas estratégicos, en los contratos se debe incluir siempre un apartado de Confidencialidad y indicando el coste que tendría para el empleado la revelación de la información que dispone para realizar su trabajo.
Uno de los aspectos más polémicos en este sentido suele ser el relacionado con los sueldos e incentivos, que sigue siendo un tabú en muchas empresas. Si los sueldos que se pagan a cada persona estuvieran acorde con su puesto y su aportación a la empresa, no debería haber dudas en este sentido, pero en la cultura empresarial de nuestro país esto sucede en pocas ocasiones.

Como conclusión me gustaría dejar un solo mensaje:

Hay que valorar el momento oportuno para ir incorporando personas a la empresa que cubran esos puestos, de forma que todo el equipo pueda dar el máximo en el desarrollo de sus funciones, permitiendo a la empresa ser cada más competitiva.

Una reflexión en conjunto cada cierto tiempo, analizando el reparto de funciones y tareas, permitiría detectar los momentos clave para ir ampliando el equipo.