Las soluciones de Business Intelligence permiten automatizar el proceso de extracción de datos y la elaboración de informes, eliminando así todo el esfuerzo manual del departamento de IT y de las personas que crean los informes partiendo de los datos en bruto.

Se han llevado a cabo muchos estudios sobre los errores en hojas de cálculo y las conclusiones son siempre desastrosas, porque siempre se encuentran errores y además, en abundancia.

Si en las empresas las decisiones se toman sobre la base de informes inexactos, entonces estas decisiones son más propensas a ser decisiones equivocadas y esto podría llevar a resultados desastrosos para la empresa en cuestión.

Una solución de Business Intelligence genera informes con los datos que han sido extraídos automáticamente de una fuente de datos depurada (por lo general una base de datos o un Data Warehouse) para producir informes precisos. Con el fin de tomar decisiones empresariales importantes, por ejemplo, en cuanto a qué nuevos productos añadir o qué productos eliminar de nuestra cartera de productos, es vital que los responsables de las diferentes unidades de negocio tengan datos precisos en los informes en que se basan estas decisiones.

La seguridad de los datos es un problema muy real. Desde el momento en que los datos se extraen de hojas de cálculo las posibilidades de manipulación son mucho mayores. Las hojas de cálculo se pueden “perder”, los datos corporativos privados y sensibles se pueden copiar en una serie de dispositivos portátiles y los ordenadores portátiles puede ser robados o extraviados. Los casos en los que datos privados se hacen públicos por negligencia los tenemos casi a diario.

Business Intelligence Schemma

Las soluciones de Business Intelligence permiten aprovechar las infraestructuras de seguridad existentes para mantener los datos privados seguros y dentro de la empresa. Los datos que incluyen los informes se presentan normalmente a los empleados a través de la Intranet de la empresa y los empleados tienen acceso únicamente a los datos que necesitan para llevar a cabo sus funciones de trabajo específicas.

Sin una solución de Business Intelligence las empresas tienen que volcar una importante cantidad de datos desde sus bases de datos hacia hojas de cálculo. De entrada esto ya supone una pérdida de tiempo importante al tratarse de una operación manual, realizada en la mayoría de casos por personal del departamento de sistemas. Estas hojas de cálculo llegan a las personas encargadas de crear los informes, quienes se ocupan de manipular los datos de forma manual y consolidarlos para generar los informes que se han solicitado.

Este proceso requiere tiempo y cuando los informes llegan a sus destinatarios algunos de los datos que incluyen ya pueden estar obsoletos.

Las soluciones de Business Intelligence proporcionan informes en tiempo real directamente a los responables de negocio o de área, en cualquier momento y lugar. Como los datos reflejados en estos informes son tan recientes como los datos de la fuente de datos de la que están siendo extraídos, el usuario puede controlar su negocio en tiempo real. Los responsables de negocio pueden entonces basar las decisiones sobre lo que está sucediendo ahora y no ayer o incluso la semana pasada.

Hay una razón por la que Business Intelligence continúa apareciendo en la lista de prioridades de los responsables TIC de las empresas. La cantidad de datos que se almacena en las empresas está creciendo de manera exponencial y debe gestionarse de forma adecuada. Es preciso asegurar y distribuir de manera eficiente estos datos para que los empleados puedan tomar las decisiones importantes de negocio basadas en datos actuales. Los responsables TIC están empezando a comprender la realidad de este problema y están trabajando para implementar soluciones de Business Intelligence que se ajusten a los requisitos particulares de su empresa.

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