Es tan habitual en la mayoría de las empresas que se considera casi normal. Estoy hablando de los informes que suelen pedir los directivos y que se confeccionan manualmente, extrayendo información de diversas fuentes de datos de la empresa.

Este tipo de prácticas tiene tres graves consecuencias:

Informes

· Inexactitud de los datos proporcionados

· Elevado coste de obtención de la información

· Posibilidad de manipulación de los datos

El flujo de trabajo más utilizado para confeccionar estos informes, en los que pueden intervenir varias personas, suele ser el siguiente:

  • obtener los informes estándar que proporcionan las herramientas donde está la información que se precisa y que son insuficientes
  • copiar parte de la información a una hoja de cálculo (bendito Excel)
  • añadir datos adicionales obtenidos de otras fuentes
  • hacer los ajustes pertinentes hasta obtener lo que nos interesa presentar
  • traspasar esta información a otra hoja de cálculo como resumen
  • confeccionar gráficos a partir de los datos obtenidos
  • pelear con la hoja de cálculo para que parezca un informe de verdad

El proceso ha de repetirse con la periodicidad deseada por el directivo correspondiente o la alta dirección, y para cada directivo que lo solicita.

Analizando las tres principales consecuencias de este “procedimiento”, podemos llegar a las siguientes conclusiones:

1. Inexactitud de los datos
Al tratarse de datos que se obtienen de otros informes y pasan por una manipulación a través de una o varias hojas de cálculo, incluyendo fórmulas adicionales y re-cálculos, la exactitud de los datos deja mucho que desear.

2. Elevado coste de obtención de la información
La intervención de diferentes personas dentro del departamento correspondiente para la obtención de los datos parciales, además de la dedicación del técnico de sistemas (léase “informático”) necesario para extraer la información original, más el trabajo final para que aquello que hemos obtenido parezca un informe, hace que el coste real de ese informe sea tan enorme que nadie se plantee calcularlo.

3. Posibilidad de manipulación de los datos
Si los datos que alimentan el informe final han pasado por hojas de cálculo intermedias, donde han sido filtrados, segmentados y manipulados, la fiabilidad del informe queda en entredicho.

Si las empresas que utilizan estos métodos para la obtención de informes se parasen a valorar objetivamente estos tres apartados, probablemente no considerarían descabellado implantar alguna solución de Business Intelligence que les aportaría, entre otras muchas funcionalidades, la generación automática de informes.

Poniendo en la balanza el coste de las personas implicadas en el proceso de creación de estos informes y el hecho de que estos son poco fiables, seguramente la inversión necesaria para diseñar e implantar un Sistema de Business Intelligence en su empresa no les parecería tan cara.

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