Uno de los mayores retos que nos encontramos los consultores de Business Intelligence cuando llegamos a una pequeña empresa para desarrollar un nuevo proyecto es conseguir las fuentes de datos originales.

He tenido casos en los que una empresa se pone en contacto conmigo para implantar un Cuadro de Mando Integral. Tras explicarles en qué consiste exactamente y el proceso de desarrollo, con la definición de los objetivos, indicadores (KPIs) y metas, pregunto si las fuentes de datos están estructuradas y …

Bueno, pues resulta que no tienen fuentes de datos, ejem, estructuradas.

“Usamos el Contaplus, hacemos las facturas en Word y tenemos un montón de hojas de Excel
(cada uno las suyas, claro)”

¿Te suena el escenario? ¿ A que es genial?

En estos casos, si la empresa es consciente de lo que está perdiendo, suelo parar el proyecto de CMI y hacer una Auditoría del Sistema de Información. A continuación redacto un informe con un documento de requisitos y mis sugerencias para implantar un nuevo Sistema de Información Integral (ERP y en ocasiones un CRM).

Fuentes de datos

Si algunas fuentes de datos son aprovechables y la empresa no está en el mejor momento para afrontar un cambio de su Sistema de Información, lo recomendable es implantar bases de datos auxiliares donde introducir la información necesaria para poder realizar los procesos ETL y llegar al análisis de datos necesario para la toma de decisiones.

Suele ser suficiente con tablas de Excel estructuradas o algunas bases de datos en Microsoft Access.

Con el fin de determinar qué información adicional es necesaria, se diseñan las fichas de los indicadores en las que se detallan los datos necesarios para su obtención y el origen de los mismos.

En todos los casos hay que tener en cuenta que el beneficio proporcionado por cada indicador sea superior a su coste de obtención

En las empresas que no tienen un Sistema de Información optimizado se invierten muchas horas en procesos manuales de extracción y copia de datos para generar los informes que precisa la dirección de la empresa.

Si se hiciese el cálculo del coste que conlleva este proceso manual y la cantidad de errores posibles por la manipulación indebida de los datos,  no se consideraría “tan caro” implantar un sistema de Business Intelligence o un Cuadro de Mando Integral.

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