Conforme avanzamos más en la sociedad del conocimiento y las empresas se van  introduciendo en la Web 2.0 se va haciendo más críticos los problemas relacionados con los servicios de informática en las PYMEs.Las empresas pequeñas no suelen tener estructura suficiente para poder tener un informático interno y tienen que recurrir a servicios externos, que permiten mayor flexibilidad pero generan una serie de problemas importantes.

En algunos casos hay alguien en la empresa que sabe “un poco” y se carga con todo el equipo. Sin embargo, lo habitual es que la empresa tenga muchas carencias y corra muchos riesgos que, por desconocidos, no son menos importantes.

InformáticaEn función de las necesidades de la empresa, el servicio externo puede ser de mantenimiento de hardware, de la compra de nuevos equipos, de configuración de los mismos, mantenimiento de aplicaciones, correo, Web, etc.

Para cada uno de estos casos surgen problemas diferentes, que se suman para hacer el riesgo mayor.

Es evidente que las empresas que proporcionan servicios de mantenimiento informático prefieren contratos importantes para tener grandes facturaciones cada mes. Sin embargo, las necesidades de la mayoría de las PYMES que no disponen de un informático en la empresa son pequeñas y tampoco están dispuestos a invertir mucho en estos servicios.

Estos son algunos de los problemas existentes:

  • Carecen de actualización de hardware. Sus equipos se van quedando obsoletos, lo que ralentiza su funcionamiento y produce una pérdida enorme de tiempo si sumamos los pequeños tiempos de espera que cada usuario se encuentra cada vez que usa una aplicación.
  • Tampoco hacen una limpieza periódica de archivos temporales o fragmentados.
  • No hay un control estricto de los permisos de acceso a la información de la empresa.
  • No tienen asesoramiento a la hora de comprar equipos nuevos. El criterio suele ser “lo más barato”, lo que genera una variedad de equipos en la empresa que dificulta el mantenimiento y la disponibilidad de repuestos.
  • A la hora de cambiar una configuración o activar accesos para nuevos usuarios nadie sabe donde encontrar la información adecuada: correo, carpetas, registro de programas.
  • No suele estar documentado el sistema de información: equipos, servidores, aplicaciones, dominios, hosting y correo.
  • Seguridad PymesNo hay copias de seguridad o son insuficientes. En algunos casos se hace copia de seguridad de la contabilidad o de la información existente en el servidor, pero se deja de lado la información que cada usuario tiene en su equipo: archivos, bases de datos, sistema de información personal (Outlook) con agenda, calendario, correo, … Rara vez se dispone de una copia de seguridad adicional fuera de la empresa, que es la única salvación en caso de un siniestro importante en la empresa: incendio, vandalismo, inundación.

Cuando contactan conmigo algunas pequeñas empresas se quejan de la dificultad de encontrar un buen servicio informático externo, a la altura de sus modestas necesidades.

Considero que es una buena oportunidad para gente joven con estudios de informática (FP o Ingeniería) el montar servicios de este tipo, sin grandes pretensiones, capaz de tener una estructura de costes reducida que les permita ofrecer sus servicios a un coste asumible por las pequeñas empresas. Habitualmente nos encontramos con empresas de informática que tienen una estructura muy grande y deben aplicar tarifas altas para servicios básicos.

Otro ejemplo más de falta de entendimiento entre oferta y demanda.