Como ya he comentado en otras ocasiones, las herramientas informáticas son uno de los pilares básicos de la Gestión Estratégica en las organizaciones.

Aunque se pueden clasificar de muchas formas, atendiendo a su forma de licenciamiento y uso, las podemos dividir en tres grupos:

– Software con licencias.
– SaaS (Software as a Service).
– Open Source.

Software con licencias

Tradicionalmente, las herramientas de software se han pagado por el número de licencias (usuarios) que las utilizan. En algunos sistemas se implementa una herramienta de control de licencias en uso, lo que permite el control por usuarios concurrentes. De esta forma, aunque el número de usuarios potenciales sea mayor que el contratado, no suelen estar conectados todos a la vez.

SaaS (Software as a Service)

En este caso, el método de contratación es diferente, ya que se trata de un “pago por uso”. Son herramientas implementadas como páginas Web, a las que se conectan los usuarios con un navegador (“Browser”). Dentro de este tipo de soluciones existen dos formatos complementarios:
– El software está alojado en los servidores del fabricante.
– El software se aloja en el servidor del cliente.

En ambos casos tiene la ventaja de que añadir un usuario adicional requiere muy poco tiempo ( el darlo de alta) y no hay que instalar software alguno, solo disponer de un navegador Web.

Open Source

Por último, existen soluciones en las que no es necesario pagar licencias (en teoría), ya que se apoyan en herramientas Open Source. Las herramientas Open Source (Software Libre) están hechas por grupos de desarrolladores que trabajan en proyectos comunes, y se ponen a disposición de los usuarios sin coste alguno de licencias. El problema viene cuando se confunde el concepto “Open Source” con “Gratis Total”.

Dilbert Open Source

Aunque no sea necesario (en principio) pagar licencias, como se trata de herramientas de Gestión Empresarial, hay que llevar a cabo un proceso importante de personalización y adaptación a la organización. Este proceso debe llevarlo a cabo una empresa especializada en dicha herramienta, que cobra por sus servicios.

Además, se da la circunstancia de que las versiones libres de estas herramientas no cuentan con soporte, aunque están disponibles versiones de pago bajo contrato. Las versiones de pago suelen incluir más funcionalidades, ademas del soporte técnico y las actualizaciones.

En definitiva, hay que tener en cuenta, a la hora de seleccionar una herramienta Open Source que no todo es gratuito, y que una mala elección del partner que vaya a implementarla puede acabar en un desastre, como sucede en el resto de los casos.

La diferencia suele ser que, en el caso de las soluciones más comunes en el mercado, hay muchos más partners disponibles, en caso de tener que buscar una alternativa para reconducir el proyecto.

En cualquiera de los casos, a la hora de cambiar o implantar un nuevo sistema informatico, sobre todo si va orientado a la gestión estratégica de la empresa, es conveniente disponer de un Director de Proyecto (interno o externo) que sea el responsable de recopilar toda la información necesaria, tanto de la empresa por medio de auditorías previas y documentos de requisitos, como de las soluciones existentes en el mercado.

En próximas entregas os hablaré de algunas soluciones Open Source disponibles para:
– ERP
– CRM
– Business Intelligence
– Virtualización

Espero que esta información os resulte útil y despierte vuestro interés por el tema.

Saludos.
Francisco Páez